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Nuevo reglamento de entrega de cargos
Mediante Resolución N.º 4654 de 15 de julio de 2021, se aprueba Reglamento sobre entrega de cargos, que simplifica las normas vigentes aplicables al proceso, derogando las resoluciones N° 536/1987, N.º 756/1990, N.º 2323/1992 y N.º 3487/1999.
Entre los aspectos relevantes, se consideran los siguientes:
1. Es aplicable a los procesos de entrega de cargos tanto unipersonales de elección, como directivos y jefaturas superiores de confianza y de libre designación superior de la Universidad de Santiago de Chile.
2. La rendición considera:
- Informar adecuadamente sobre el estado general en el que se encuentra la Unidad, indicando como mínimo, una relación o nómina del personal dependiente, estado de las finanzas de la Unidad, o fondos por rendir y un breve inventario simple de los bienes muebles asignados en la dependencia.
- Comunicar sobre los proyectos, trámites o acciones que estén en ejecución.
- Informar sobre los proyectos, trámites o acciones que deban ejecutarse a futuro o que se encuentren en planificación.
- Prevenir sobre las tareas y/o proyectos que se deban asumir de forma inmediata y/o urgente.
3. Plazo para cumplir la obligación de entrega:
- En el momento en que la autoridad entrante asuma el cargo.
- En su defecto, hasta siete días hábiles contados desde el día en que las nuevas autoridades asuman formalmente sus respectivos cargos.
4. Solicitud de información para confección de informe:
- Para su labor de entrega, las autoridades que dejen su cargo podrán solicitar toda la información que estimen pertinente para el cumplimiento de este cometido, por lo que todas las Unidades de esta Corporación estarán obligadas a dar debida observancia a la entrega de los documentos e información solicitada, la cual deberá siempre requerirse a través de medios oficiales, en especial vía Sistema de Trazabilidad Documental (STD). Asimismo, se podrá solicitar información registrada y contenida en herramientas y plataformas digitales de la Universidad.
5. Suscripción del informe: Dicha rendición, en el formato de informe, deberá ser suscrita por la autoridad saliente, juntamente con él funcionario que habitualmente lo subrogue en el cargo el que hará las veces de ministro de fe, además del secretario de facultad en los casos de decanos. Una vez emitido formalmente y suscrito por los funcionarios correspondientes, el informe deberá remitirse a las nuevas autoridades que asumen los correspondientes cargos directivos o de jefatura, para su adecuado conocimiento y estudio.
6. Participación de la Contraloría Universitaria:
Contraloría Universitaria participa en las siguientes oportunidades:
- El informe debe ser remitido con todos los documentos fundantes, a la Contraloría Universitaria para su debido conocimiento, análisis y archivo.
- En caso se disconformidad con el informe por parte de la autoridad o jefatura entrante, y posterior a solicitar aclaración a la autoridad saliente (plazo de 10 días hábiles prorrogable por 5 para responder), la nueva autoridad comunicará estos hechos a la Contraloría Universitaria para que, según el mérito de los antecedentes, esta ejecute las auditorías que pudieren ser necesarias.
7. Canal formal de tramitación: Toda comunicación formal, remisión de antecedentes y confección de actos y memorandos deberá realizarse mediante el Sistema de Trazabilidad Documental (STD), con el fin de dar fecha cierta a los documentos relacionados con el proceso de entrega de cargos y, asimismo, para asignar firma personal a dichos antecedentes de todos los funcionarios relacionados con la mencionada entrega.
8. Caso de las autoridades electas entre el 1° de diciembre de 2020, y la fecha de dictación de la presente resolución:
- Se encuentran exentas de cumplir con la presente resolución y las derogadas, debiendo de igual manera estar disponibles para resolver las consultas y solicitudes que la autoridad entrante le formule para el adecuado conocimiento del estado de la unidad respectiva.
